Algemene voorwaarden

Laatst bijgewerkt: 8 september 2026

1. Wie wij zijn en definities

1. Vital Workplace is een handelsnaam van In A Better World B.V., statutair gevestigd te Haarlem en kantoorhoudende aan Kinderhuissingel 1, 2013 AS Haarlem, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 54909902, hierna: Vital Workplace, wij of ons.

2. De organisatie die een offerte aanvraagt, een opdracht bevestigt of met ons een overeenkomst sluit, heet in deze voorwaarden Opdrachtgever.

3. Met Diensten bedoelen wij alle werkzaamheden die wij uitvoeren in het kader van de samenwerking, zoals het organiseren van een programma, workshop of challenge, het leveren van content, begeleiding, projectondersteuning, communicatieonderdelen, rapportages en het beschikbaar stellen van digitale tools, voor zover afgesproken.

4. Met Deelnemers bedoelen wij natuurlijke personen die via Opdrachtgever deelnemen aan een programma of tool.

5. Met Programma bedoelen wij iedere door Vital Workplace aangeboden dienst, challenge, workshop of combinatie daarvan, zoals opgenomen in de offerte of opdrachtbevestiging.

2. Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, voorstellen, opdrachten, overeenkomsten en overige rechtsverhoudingen tussen Vital Workplace en Opdrachtgever, waaronder aankopen via onze webshop.

2. Afwijkingen gelden alleen als wij die schriftelijk zijn overeengekomen.

3. Algemene voorwaarden van Opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij wij die schriftelijk uitdrukkelijk accepteren.

3. Offertes en totstandkoming van de overeenkomst

1. Een offerte is geldig voor de termijn die in de offerte staat. Als er geen termijn staat, is de offerte geldig gedurende 30 dagen.

2. Een overeenkomst komt tot stand zodra Opdrachtgever de offerte of opdrachtbevestiging schriftelijk of digitaal accepteert.

3. Als wij op verzoek van Opdrachtgever alvast starten met werkzaamheden voordat er een getekende offerte is, komt de overeenkomst tot stand op het moment dat wij met de uitvoering beginnen. In dat geval geldt de offerte of het voorstel als basis, aangevuld met deze algemene voorwaarden.

4. Uitvoering van de diensten

1. Wij voeren de diensten zorgvuldig uit en naar beste inzicht en vermogen, op basis van de afspraken in de overeenkomst.

2. Termijnen en planningen zijn streefdata, tenzij partijen schriftelijk een fatale termijn afspreken.

3. Resultaten, effecten of opbrengsten van een programma, zoals deelname, gedragsverandering, teamresultaten of gezondheidswinst, kunnen niet worden gegarandeerd.

4. Wij mogen onderdelen van de uitvoering laten verzorgen door derden, zoals trainers, coaches, technische leveranciers of andere uitvoerders. Wij blijven daarbij het aanspreekpunt richting Opdrachtgever, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

5. Verplichtingen van de opdrachtgever

1. Opdrachtgever zorgt tijdig voor alle informatie en medewerking die wij redelijkerwijs nodig hebben om de diensten goed uit te voeren.

2. Opdrachtgever wijst één contactpersoon aan voor afstemming en besluitvorming.

3. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor interne communicatie richting deelnemers, tenzij wij schriftelijk anders afspreken.

4. Als Opdrachtgever keuzes maakt die invloed hebben op de privacy van deelnemers, zoals teamindelingen, zichtbaarheid van scores of deelname met leidinggevenden in dezelfde teams, dan is Opdrachtgever verantwoordelijk voor die keuzes.

5. Opdrachtgever draagt er zorg voor dat deelname vrijwillig is, en dat deelnemers zelf kunnen bepalen welke gegevens zij invoeren en delen binnen de tool, binnen de instellingen die het programma biedt.

6. Deelnemersvoorwaarden en privacybeleid

1. Voor elk programma gelden specifieke deelnemersvoorwaarden. Deze worden beschikbaar gesteld binnen het platform van het betreffende programma of via de betreffende programmapagina.

2. Bij programma’s waarin persoonsgegevens worden verwerkt is een privacy policy beschikbaar binnen het platform van de betreffende challenge of tool, en waar van toepassing ook via onze website.

3. Opdrachtgever informeert deelnemers dat deelnemersvoorwaarden en privacy policy van toepassing zijn op deelname en gebruik van het platform.

4. Als partijen voor de uitvoering van de overeenkomst afspraken moeten vastleggen over gegevensverwerking, dan kan dit gebeuren in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

5. Op ieder gebruik van onze website, webshop en de online Mood Wall zijn daarnaast ons privacybeleid en ons cookiebeleid van toepassing. Beide zijn te vinden onderaan iedere pagina van onze website.

7. Gebruik van digitale tools en accounts

1. Als een programma gebruik maakt van een digitaal platform of tool, ontvangen deelnemers toegang via een account, code of persoonlijke link.

2. Opdrachtgever en deelnemers gebruiken de tool volgens de instructies en binnen de geldende voorwaarden.

3. Vital Workplace mag de toegang tot een tool tijdelijk beperken als dat nodig is voor onderhoud, beveiliging of het oplossen van storingen. Dit geeft geen recht op schadevergoeding, tenzij anders bepaald in de overeenkomst.

4. Opdrachtgever mag materialen, content of toegang tot tools niet delen of hergebruiken buiten de afgesproken scope, tenzij wij daar schriftelijk toestemming voor geven.

8. Prijzen, facturatie en betaling

1. Alle prijzen zijn in euro’s en exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Prijzen in de webshop worden getoond inclusief en exclusief btw.

2. Kosten die niet in de offerte zijn opgenomen, zoals extra werkzaamheden op verzoek van Opdrachtgever, worden alleen uitgevoerd na overleg en kunnen apart worden gefactureerd.

3. Wij factureren volgens de afspraken in de offerte of opdrachtbevestiging. Als daarover niets is afgesproken, factureren wij bij aanvang van het programma.

4. Betaling dient te gebeuren binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders is afgesproken.

5. Bij te late betaling is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Wij mogen dan wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten in rekening brengen.

6. Als Opdrachtgever niet tijdig betaalt, mogen wij onze diensten opschorten totdat betaling is ontvangen.

9. Wijzigingen, annulering en beëindiging

1. Na bevestiging van de offerte start Vital Workplace met de voorbereiding en inrichting van het programma. Om die reden kan een overeengekomen programma in principe niet worden geannuleerd door de Opdrachtgever.

2. Indien de Opdrachtgever de samenwerking toch wil beëindigen nadat de overeenkomst tot stand is gekomen, blijven de overeengekomen projectkosten verschuldigd, omdat de voorbereiding, inrichting en reservering van capaciteit direct na opdrachtbevestiging plaatsvinden.

3. Indien een factuur door de Opdrachtgever is voldaan, kan het programma niet meer worden geannuleerd. In overleg kan worden gekeken of een alternatief programma, workshop of andere passende invulling door Vital Workplace kan worden aangeboden.

4. Indien deelnamekosten of andere variabele kosten zijn afgesproken op basis van nacalculatie, worden uitsluitend de daadwerkelijk gerealiseerde kosten in rekening gebracht. Niet gerealiseerde variabele deelnamekosten komen in dat geval te vervallen.

5. Voor workshops die onderdeel zijn van de overeenkomst geldt het volgende:

   • annulering tot drie maanden voor de geplande datum is mogelijk tegen 50% van het overeengekomen workshopbedrag;
   • bij annulering binnen drie maanden voor de geplande datum wordt 100% van het workshopbedrag in rekening gebracht.

6. Wijzigingen in planning of programma-inhoud kunnen in overleg worden afgestemd. Indien wijzigingen leiden tot extra werkzaamheden of kosten, kunnen deze aanvullend worden gefactureerd.

7. Partijen kunnen de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien:

   • de andere partij failliet wordt verklaard of surseance van betaling aanvraagt;
   • de onderneming van de andere partij wordt beëindigd;
   • sprake is van ernstige tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst en deze niet binnen een redelijke termijn na schriftelijke ingebrekestelling wordt hersteld.

8. Bij beëindiging van de overeenkomst blijven reeds verrichte werkzaamheden, gemaakte kosten en opeisbare facturen verschuldigd.

10. Intellectuele eigendom

1. Alle intellectuele eigendomsrechten op onze programma’s, materialen, methodieken, formats, content, tools, ontwerpen, teksten en overige werken blijven van Vital Workplace of onze licentiegevers.

2. Opdrachtgever krijgt een niet exclusief, niet overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur en scope van de overeenkomst.

3. Opdrachtgever mag onze materialen niet kopiëren, doorverkopen of openbaar maken buiten de overeenkomst zonder onze schriftelijke toestemming.

10a. Aankopen via de webshop

1. Naast onze programma's en workshops bieden wij via onze webshop fysieke en digitale producten aan, zoals de Mood Wall, teamsets, posters, kaartensets en licenties voor de online Mood Wall. Op deze aankopen zijn de bepalingen van dit artikel van toepassing. Waar dit artikel afwijkt van de overige artikelen, gaat dit artikel voor.

2. Onze webshop richt zich op zakelijke afnemers. Bestelt een consument, dan gelden daarnaast de dwingende wettelijke regels voor consumentenkoop, waaronder het herroepingsrecht zoals beschreven in lid 8.

3. Een koopovereenkomst komt tot stand zodra wij de bestelling per e-mail bevestigen. Wij mogen een bestelling weigeren of annuleren, bijvoorbeeld bij een kennelijke prijs- of typefout, bij het ontbreken van voorraad of bij twijfel over de betaling.

4. Alle prijzen in de webshop zijn in euro's en worden getoond inclusief en exclusief btw. Over alle producten rekenen wij 21% btw. Verzendkosten binnen Nederland bedragen € 7,95 exclusief btw. Vanaf een orderbedrag van € 150 exclusief btw versturen wij gratis. Voor de verrijdbare Mood Wall geldt vanwege het formaat een vast verzendtarief van € 45 exclusief btw. Digitale producten en licenties worden per e-mail geleverd en zijn vrij van verzendkosten. Verzendkosten en een eventuele kortingscode worden zichtbaar berekend voordat je de bestelling afrondt.

5. Betaling verloopt via onze betaaldienstverlener Mollie B.V., of, indien afgesproken, op factuur met een betaaltermijn van 14 dagen. Bij betaling via Mollie wordt de bestelling pas in behandeling genomen nadat de betaling is bevestigd. Je ontvangt van iedere bestelling een factuur per e-mail, ook als pdf-bijlage.

6. Wij streven ernaar bestellingen binnen tien werkdagen te leveren op het opgegeven adres in Nederland. Genoemde levertijden zijn indicatief en gelden niet als fatale termijn. Bij een verwachte vertraging informeren wij je zo snel mogelijk. Levering in België of daarbuiten gebeurt uitsluitend in overleg.

7. Het risico van beschadiging of verlies gaat over op de afnemer op het moment dat de producten zijn afgeleverd. Controleer de zending bij ontvangst en meld zichtbare transportschade of een onjuiste levering binnen zeven dagen via info@vitalworkplace.nl, zodat wij voor een passende oplossing kunnen zorgen.

8. Koopt een consument op afstand, dan geldt een bedenktijd van veertien dagen na ontvangst van de producten. Binnen die termijn kan de koop zonder opgave van reden worden ontbonden via info@vitalworkplace.nl. De producten worden daarna binnen veertien dagen ongebruikt en in de originele verpakking geretourneerd; de kosten van de retourzending zijn voor de consument. Wij betalen het aankoopbedrag binnen veertien dagen na ontvangst van de retour terug. Het herroepingsrecht geldt niet voor producten die op maat, met eigen huisstijl of anderszins op specificatie van de afnemer zijn gemaakt.

9. Voor zakelijke afnemers geldt geen herroepingsrecht. Retourneren is in dat geval alleen mogelijk na onze schriftelijke bevestiging en uitsluitend voor ongebruikte producten in de originele verpakking.

10. Wij staan ervoor in dat de producten voldoen aan de overeenkomst en aan de redelijke eisen van deugdelijkheid. Bij een gebrek zorgen wij naar onze keuze voor herstel, vervanging of terugbetaling. Deze regeling geldt niet bij schade door onjuist gebruik, onjuiste montage of normale slijtage.

11. Digitale producten, zoals downloadbare posters en licenties voor de online Mood Wall, leveren wij direct na de bestelling per e-mail. Een consument stemt bij de bestelling in met directe levering en doet daarmee afstand van het herroepingsrecht voor dat digitale product, zoals de wet toestaat.

12. Alle producten blijven ons eigendom totdat de volledige koopsom is betaald.

13. Heb je een klacht over een product of over onze dienstverlening, mail dan binnen een redelijke termijn naar info@vitalworkplace.nl. Wij bevestigen je klacht binnen vijf werkdagen en streven ernaar deze binnen veertien dagen inhoudelijk af te handelen.

11. Aansprakelijkheid

1. Vital Workplace is alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming, en alleen voor zover die schade aantoonbaar is.

2. Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade zoals gevolgschade, gemiste besparingen, gemiste omzet, reputatieschade of schade door bedrijfsstagnatie.

3. Onze aansprakelijkheid is in totaal beperkt tot het bedrag dat voor het betreffende programma door Opdrachtgever is betaald in de drie maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit, met een maximum van het bedrag dat onze aansprakelijkheidsverzekering in het betreffende geval uitkeert.

4. De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid.

12. Gebruik van platforms en systemen van derden

1. Voor bepaalde programma’s maakt Vital Workplace gebruik van digitale platforms, software of systemen van externe leveranciers of technologiepartners.

2. Deze platforms worden door de betreffende leverancier beheerd en onderhouden. Vital Workplace heeft geen volledige controle over de technische werking, beveiliging of beschikbaarheid van deze systemen.

3. Vital Workplace is niet aansprakelijk voor storingen, beveiligingsincidenten, datalekken of andere technische problemen die ontstaan binnen systemen van externe leveranciers, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van Vital Workplace.

4. Indien een incident of storing zich voordoet binnen een dergelijk platform, zal Vital Workplace zich inspannen om samen met de betreffende leverancier tot een passende oplossing te komen en Opdrachtgever hierover te informeren.

5. Voor programma’s of tools die volledig door Vital Workplace zelf worden ontwikkeld en beheerd, zoals de online Mood Wall, blijft Vital Workplace verantwoordelijk voor de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving en de redelijke beveiliging van de systemen.

13. Overmacht

1. Als wij door overmacht niet kunnen leveren, mogen wij de uitvoering opschorten.

2. Onder overmacht valt onder meer een storing bij leveranciers, technische problemen, overheidsmaatregelen, ziekte van uitvoerders, brand, extreme weersomstandigheden of andere omstandigheden buiten onze invloed.

3. Als de overmacht langer dan 30 dagen duurt, mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen. Reeds verrichte werkzaamheden worden dan naar rato afgerekend.

14. Geheimhouding

1. Partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de samenwerking van elkaar ontvangen als vertrouwelijk.

2. Deze verplichting geldt ook na afloop van de overeenkomst.

15. Licentie online Mood Wall

1. Bij aankoop van een licentie voor de online Mood Wall ontvangt Opdrachtgever een unieke licentiecode waarmee toegang wordt verleend tot het online platform.

2. Een licentie is twaalf maanden geldig vanaf de datum van aankoop en wordt niet automatisch verlengd. Voor het einde van de licentieperiode informeren wij Opdrachtgever over de mogelijkheid tot verlenging.

3. Stemmingen die deelnemers via de online Mood Wall delen, worden standaard anoniem verzameld, tenzij Opdrachtgever er in de sessie-instellingen voor kiest dat deelnemers ook met naam kunnen stemmen en de deelnemer daadwerkelijk een naam invult.

4. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het beheer van de licentiecode, de deellinks en het gebruik van het platform binnen de eigen organisatie.

5. Na afloop van de licentieperiode blijven de verzamelde geanonimiseerde statistieken zichtbaar in het dashboard totdat Opdrachtgever ons verzoekt deze te verwijderen.

16. Gebruik van naam en logo van de opdrachtgever

1. Vital Workplace mag de naam en het logo van de opdrachtgever gebruiken als referentie in communicatie-uitingen, zoals op de website, in presentaties, offertes en andere marketingmaterialen.

2. Dit gebruik is uitsluitend bedoeld om aan te geven dat de opdrachtgever heeft deelgenomen aan of gebruik heeft gemaakt van een programma of dienst van Vital Workplace.

3. Indien de opdrachtgever bezwaar heeft tegen het gebruik van de naam of het logo, kan dit schriftelijk worden aangegeven. In dat geval zal Vital Workplace het gebruik hiervan beëindigen binnen een redelijke termijn.

17. Toepasselijk recht en geschillen

1. Op alle overeenkomsten met Vital Workplace is Nederlands recht van toepassing.

2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Noord-Holland, locatie Haarlem, tenzij de wet dwingend anders voorschrijft.