Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 8 september 2026

Vital Workplace is een handelsnaam van In a Better World B.V., gevestigd aan Kinderhuissingel 1, 2013 AS Haarlem, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 54909902. In a Better World B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in dit beleid worden beschreven.

In dit privacybeleid leggen wij uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens wanneer je onze website bezoekt, contact met ons opneemt, je inschrijft voor een nieuwsbrief, een product bestelt of deelneemt aan een programma, challenge of de online Mood Wall van Vital Workplace.

Wij verwerken gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Met wij, ons of Vital Workplace bedoelen wij In a Better World B.V. Met je of jij bedoelen wij iedere bezoeker, klant, deelnemer of contactpersoon van een organisatie.

1\. Wanneer dit privacybeleid van toepassing is

Dit privacybeleid geldt wanneer je:

• onze website bezoekt

• contact met ons opneemt via het contactformulier of per e-mail

• je inschrijft voor onze nieuwsbrief

• een product bestelt via onze webshop

• deelneemt aan een programma, workshop of challenge die in eigen beheer is van In a Better World B.V.

• gebruikmaakt van de online Mood Wall

2\. Welke gegevens wij verwerken, waarom en op welke grondslag

Contact en offertes

Wij verwerken je naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie en de inhoud van je bericht. Doel: je vraag beantwoorden en een voorstel doen. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst of gerechtvaardigd belang bij zakelijke communicatie. Bewaartermijn: maximaal twee jaar na het laatste contact.

Bestellingen via de webshop

Wij verwerken naam en bedrijfsnaam, factuur- en bezorgadres, e-mailadres en telefoonnummer, bestel- en factuurgegevens waaronder btw, ordernummer en een eventueel gebruikte kortingscode, en de betaalstatus. Doel: je bestelling uitvoeren, factureren en onze administratie voeren. Grondslag: uitvoering van de koopovereenkomst en het voldoen aan een wettelijke verplichting. Bewaartermijn: zeven jaar voor factuur- en administratiegegevens, overige bestelgegevens verwijderen wij zodra ze niet meer nodig zijn.

Wij ontvangen en bewaren zelf geen volledige betaalgegevens zoals kaartnummers of rekeningnummers. De betaling verloopt via Mollie B.V., die deze gegevens verwerkt onder haar eigen privacyverklaring. Wij zien uitsluitend of een betaling is gelukt, mislukt of geannuleerd.

Online Mood Wall

Voor een licentie verwerken wij de naam van de organisatie, de licentiecode en het e-mailadres van de beheerder. Per sessie verwerken wij de teamnaam, het logo dat de organisatie zelf uploadt, de taal en de gedeelde stemmingen.

Stemmingen zijn standaard anoniem: er wordt geen naam, IP-adres of accountgegeven bij de stemming opgeslagen. Alleen wanneer de beheerder stemmen met naam toestaat en de deelnemer zelf een naam invult, slaan wij die naam bij de stemming op. Die naam is dan zichtbaar op het livebord van die sessie voor iedereen die de sessiecode of de deellink heeft. Deelnemers kunnen hun naam tijdens de sessie weghalen door terug te schakelen naar anoniem.

Doel: de sessie mogelijk maken en de organisatie inzicht geven in het sentiment. Grondslag: uitvoering van de licentieovereenkomst met de organisatie, en voor het invullen van een naam de eigen keuze van de deelnemer. Bewaartermijn: stemmingen blijven bewaard zolang de licentie loopt en daarna in geanonimiseerde vorm, totdat de organisatie ons vraagt deze te verwijderen. De beheerder kan de stemmen van een sessie op elk moment zelf wissen.

Sessiecodes en deellinks zijn niet openbaar vindbaar, maar wel toegankelijk voor iedereen die de code of de link heeft. Deel deze daarom alleen binnen de eigen organisatie of bijeenkomst. Wij adviseren om in een Mood Wall geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens in te vullen.

Nieuwsbrief

Wij verwerken je naam, e-mailadres en communicatievoorkeuren. Doel: het versturen van onze nieuwsbrief. Grondslag: jouw toestemming of, bij bestaande klanten, gerechtvaardigd belang. Bewaartermijn: totdat je je uitschrijft, wat kan via de link onderaan iedere nieuwsbrief.

Websitegebruik en logbestanden

Onze hostingpartij legt technische logbestanden vast, waaronder IP-adres, browsertype en opgevraagde pagina. Doel: het veilig en werkend houden van de website. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij beveiliging en continuïteit. Bewaartermijn: kortdurend, in beginsel niet langer dan dertig dagen.

Wij gebruiken op dit moment geen analysecookies of trackingsoftware van derden. Zetten wij die in de toekomst wel in, dan gebeurt dat pas nadat je daarvoor via de cookiemelding toestemming hebt gegeven en passen wij dit beleid en ons cookiebeleid daarop aan.

3\. Verwerkers en andere ontvangers

Wij schakelen dienstverleners in die namens ons gegevens verwerken. Met hen sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Het gaat om:

• onze hosting- en databasepartij, voor de website, de webshop en de online Mood Wall

• Mollie B.V. voor de afhandeling van betalingen

• Resend voor het versturen van bestelbevestigingen, facturen en andere e-mails

• onze boekhouder en, waar nodig, de Belastingdienst, voor de administratie

• partners die ons ondersteunen bij de uitvoering van programma's, uitsluitend voor zover dat voor dat programma nodig is

Onze gegevens worden in beginsel opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte. Als een dienstverlener toch gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken je gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen.

4\. Rol bij programma's van derden

Voor sommige programma's maakt Vital Workplace gebruik van platforms van externe leveranciers. Die leverancier beheert het platform technisch. Wij kiezen deze partners zorgvuldig en maken afspraken over beveiliging en privacy. Per programma is een aanvullende privacyverklaring beschikbaar binnen dat platform.

Gebruikt jouw werkgever een tool van ons voor eigen doeleinden, bijvoorbeeld de online Mood Wall, dan bepaalt de werkgever welke gegevens worden gevraagd en is de werkgever daarvoor verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken die gegevens dan als verwerker.

5\. Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken, waaronder lokale opslag in je browser. Noodzakelijke cookies plaatsen wij altijd, andere alleen met jouw toestemming. Je keuze leggen wij vast met datum en tijd en kun je op elk moment aanpassen via Cookievoorkeuren onderaan de website. In ons cookiebeleid staat precies wat wij opslaan en hoe lang.

6\. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, toegangsbeperkingen op onze database, gescheiden beheerrechten en het beperken van gegevens tot wat nodig is. Vermoed je een kwetsbaarheid of een datalek, mail dan naar info@vitalworkplace.nl. Datalekken met een risico voor betrokkenen melden wij binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar vereist, bij de betrokkenen zelf.

7\. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar, dataportabiliteit en het intrekken van eerder gegeven toestemming. Intrekken heeft geen gevolgen voor verwerkingen die daarvoor al plaatsvonden.

Stuur je verzoek naar info@vitalworkplace.nl. Wij reageren binnen een maand. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, kunnen wij om aanvullende gegevens vragen. Ben je het niet eens met hoe wij omgaan met je gegevens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8\. Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar andere websites of platforms. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van die websites.

9\. Gegevens van kinderen

Onze diensten zijn niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen zonder toestemming van een ouder of voogd.

10\. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze diensten of de wetgeving veranderen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.

11\. Contact

Vital Workplace, In a Better World B.V.

Kinderhuissingel 1

2013 AS Haarlem

info@vitalworkplace.nl